追讨货款需要哪些证据？（如何提前收集和保存？）

更新时间：（2025年6月6日20:13:51）

追讨货款所需证据

合同类证据

买卖合同：这是证明双方存在买卖关系及货款金额、付款方式、付款时间等关键条款的核心证据。例如，合同中明确约定了货物规格、数量、单价，以及买方应在收到货物后 30 天内支付全部货款。

补充协议：若在合同履行过程中，双方对货款支付方式、期限等进行了变更，补充协议能作为重要依据。比如，原本约定一次性付款，后经协商改为分期付款，补充协议中会详细记载新的付款安排。

货物交付类证据

送货单：需有收货方签字或盖章，能证明货物已实际交付。送货单上应注明货物名称、规格、数量、送货日期等信息。例如，某送货单显示 2024 年 5 月 10 日向对方公司交付了 100 台某型号设备。

验收单：证明货物已通过买方验收，质量符合要求。验收单上会有验收人员签字及验收意见，如“货物验收合格，数量准确”。

物流单据：如果通过物流公司运输货物，物流单据可证明货物的运输情况及交付时间。物流单据上的发货时间、收货地址等信息能与送货单等相互印证。

沟通记录类证据

邮件往来：双方就货款支付事宜的邮件沟通，如买方承诺付款时间、卖方催款等内容。例如，卖方在邮件中提醒买方“根据合同约定，贵方应在 2024 年 6 月 10 日前支付货款 50 万元，请尽快安排”，买方回复“已收到，会按时支付”。

短信、微信聊天记录：同样能反映双方对货款问题的协商过程。比如，卖方通过微信向买方发送“货款已逾期，请尽快支付”，买方回复“目前资金紧张，能否宽限几天”。

发票类证据

增值税专用发票：不仅证明了交易的真实性，还能作为货款金额的依据。发票上会详细记载货物的名称、规格、数量、单价、金额等信息，且与合同、送货单等相互关联。

财务凭证类证据

对账单：由双方财务人员核对账目后签字确认，能清晰显示货款的金额、已付款金额、未付款金额等信息。例如，对账单显示截至 2024 年 7 月 31 日，买方尚欠卖方货款 30 万元。

付款凭证：如银行转账记录、支票存根等，能证明买方已支付的货款金额。若买方声称已支付部分货款，卖方可通过付款凭证进行核对。

证据的提前收集和保存方法

合同类证据

签订时仔细审核：在签订合同前，仔细审查合同条款，确保条款明确、无歧义，特别是关于货款支付的关键条款。例如，明确约定付款方式为银行转账，收款账户信息准确无误。

妥善保存原件：合同签订后，将原件妥善保管在安全的地方，如公司的保险柜或专门的档案室。同时，可制作电子备份，存储在云端或移动硬盘中，以防原件丢失或损坏。

定期整理归档：按照合同签订的时间、项目名称等进行分类整理，建立合同档案，方便日后查找和使用。

货物交付类证据

规范填写单据：在填写送货单、验收单等单据时，要求相关人员认真填写，确保信息准确、完整。例如，送货单上的货物名称、规格、数量等要与实际交付的货物一致。

及时签字确认：货物交付或验收后，要求收货方或验收人员及时签字或盖章确认。若对方拒绝签字，可通过拍照、录像等方式记录交付情况，并保留相关证据。

定期清理归档：定期对送货单、验收单、物流单据等进行清理，按照时间顺序或项目名称进行归档保存。

沟通记录类证据

及时保存记录：在与对方进行邮件、短信、微信沟通时，及时保存相关记录。对于重要的沟通内容，可进行截图或打印保存。

备份重要记录：定期对沟通记录进行备份，防止因设备故障、数据丢失等原因导致记录丢失。可将备份文件存储在多个地方，如电脑、移动硬盘、云端等。

注意记录完整性：确保沟通记录的完整性，不要随意删除或修改记录。若记录中涉及重要的承诺或约定，可要求对方以书面形式进行确认。

发票类证据

及时开具和交付：按照合同约定及时开具发票，并将发票交付给买方。交付发票时，可要求买方在发票签收单上签字确认。

妥善保管发票：将开具的发票存根联妥善保管，同时保存好发票的记账联，作为财务记账的依据。

查询发票状态：定期通过税务系统查询发票的认证、抵扣等情况，确保发票正常使用。

财务凭证类证据

定期对账：与对方公司定期进行对账，核对账目，确保双方对货款的金额、支付情况等达成一致。对账后，及时让对方签字确认对账单。

规范记账：按照财务制度规范记账，将货款收入、支出等情况准确记录在账簿中。同时，保存好相关的会计凭证，如记账凭证、原始凭证等。

分类整理归档：将对账单、付款凭证等财务凭证按照时间顺序或项目名称进行分类整理，建立财务档案，方便日后查阅和审计。